KOLAYLAŞTIRMA-FACILITATION

KOLAYLAŞTIRMA – FACILITATION

Herhangi bir işi, işin içinde bulunan kişiler için kolay kılma ya da onlara yardımcı olma işine kolaylaştırma deniyor. Biraz karışık mı oldu? Örnekle açalım konuyu. Örneğin çalıştığınız şirkette bir takım yeni kurallar belirlendi. Bu kural setini bir duyuru ile çalışanlara iletmek yerine onların katıldığı bir çalışma yaptırırsınız. Bu işi yapan kişiye kolaylaştırıcı denir. Kolaylaştırıcının görevi kural setini çalışanlara anlatmak değildir. Kolaylaştırıcı, tüm katılımcıların konu ile ilgili fikirlerini tartışmalarını sağlayacak ortamı yaratır. Çeşitli araç ve teknikler kullanarak çalışmanın etkin ve verimli geçmesini sağlar. Kolaylaştırıcı, katılımcı bir karar verme sürecinin olmasını sağlayan kişidir.

hammer meeting ile ilgili görsel sonucu

Böyle bir toplantı yaptığınızı düşünelim. Katılımcıların tümü akıllarındaki soruları sorarlar mı? Haydi tümünden vazgeçelim. Her biri en az bir soru sorar mı? Genellikle sormazlar. Neden? Sebep çeşitli etmenler olabilir. Kişiye, firmaya, duruma göre değişir. Ast-üst ilişkisinin sıkı olduğu bir firma olabilir. Çalışan çekingen olabilir. Çalışan yeni başlamış olabilir. Sunumu yapan kişi hiyerarşide en üst sıralarda yer alan bir kişi olabilir. Yani her şey olabilir

Kolaylaştırıcı,grubu ya da organizasyonu daha etkin bir şekilde çalışmasını, işbirliği yapmasını ve sinerjiye ulaşmasını sağlayan bir kişidir. Nötr davranan taraftır, bir düşüncenin yandaşı ya da bir fikrin savunucusu değildir. Grup çalışmasının başarıya ulaşması için adil ve açık davranır ayrıca bir takım yönergeli takip eder. Kolaylaştırıcı grubun varsayımları, inançları, değerleri ve sistematik süreçleri ve iş dinamikleri hakkında daha derin düşünmelerine yardımcı olmak için öğretici ya da diyalog kılavuzu olabilir.

Kolaylaştırıcılar olarak bireylerin özündeki değerleree ve grupların dirayetine inanırlar.Grupta bulunan her bir katılımcının çalışmaya iştirak etmesi için çabalarlar. Kendi görüşlerini bir yana bırakarak ve grubun kendi seçim haklarını kullanımlarını desteklerler. Katılımcı ve işbirlikçi etkileşim uzlaşmayı sağladığına ve anlamlı çıktılar ürettiğine inanırlar. Kendi mesleklerini ilertletmek için profesyonel işbirliğine değer verirler.

Kolaylaştırıcı sürekli olarak aşağıda verilen üç amacı başarmaya çalışır:

– Saygılı, destekleyici bir ortamı kurmak ve bu ortamın sürekliliğini sağlamak.

– İçeriğin dışında kalmak ve süreci yönmek.

– Grubun işbirliği için yetilerini arttırmak için süreci açık bir şekilde ortaya çıkararak gruba yeni düşünme yetenekleri öğretmek.

Peki Kolaylaştırıcının ilgilendiği bu grup nasıl bir gruptur?

Bu grup bir proje takımı, odak grubu, komite ya da bir kurul olabilir. Grup kolaylaştırma zihniyeti ve davranışlarının grup içerisinde geniş şekilde içselleştirmiş bir gruptur. Gayet işlevseldir ve birlikte iyi çalışan bir gruptur. Gruba katılması ve çalışması kolay olup diğer gruplarla ve bireylerle de iyi bir şekilde çalışırlar.

KATILIMCI GRUPGELENEKSEL GRUP
Herkes toplantıya fikirleri ile katılır.Hızlı düşünen ve hitabeti iyi olan en çok zamanı alır.
Kişiler birbirlerine düşünme ve kendi düşüncelerini ortya koyma zamanı verir.Kişiler birbirlerinin sözlerini düzenli olarak keserler.
Karşıt görüşler de konuşulur.Farklı düşünceler ‘çatışma’ olarak görülür. Bunlar bastırılır ya da çözülmesi gereken problemler olarak görülür.
Kişiler birbirlerini konuşturmak için destekleyici sorular sorarlar: ‘Şunu mu demek istedin?’Sorulan sorular zorluk çıkarma olarak algılanır. Soru soran kişi yanlış bir şey yapmış gibi sorgulanır.
Her bir kişi konuşana dikkatini vererek dinler.Konuşan kişi ilginç bir şeyler söylemediğinde jişiler dışarı çıkar, defterlerini karalamakla ya da akıllı telefonu ile uğraşır sürekli saate bakarlarya da akıllı telefonları ile uğraşırlar .
Kişiler birbirlerinin fikirlerini dinlerler çünkü bilirlerki kendilerinin fikirleri de dinlenecektir.Kişiler birbirlerinin fikirlerini dinlemekte zorlanırlar çünkü kendilerinin ‘ne’ söyleyecekleri ile ilgili prova yapmaktadırlar.
Her biri fikir uyuşmazlığı olduğunda bunu yüksek sesle söyleyebilir. Herkes nerede duracağını bilir.Bazı üyeler fikirleriyle uyuşmayan konularda sessiz kalırlar. Hiçkimse nerede duracağını bilmez.
Üyeler aynı fikirde olmasalar bile birbirlerinin bakış açısını isabetli olarak temsil edebilir.Kişiler nadiren birbirlerinin fikrini temsil ederler ve bu fikirler tuhaf gelir.
Kişiler birbirlerinin arkasından konuşmaktan çekinirler.Toplantı sırasında birbirleri ile doğrudan konuşmadıklarından dolayı, insanlar toplantı sonrasında birbirleri hakkında konuşurlar.
Sorumlu kişi/ yönetici karşı çıksa bile insanlar kendi fikirlerini savunmaları için cesaretlendirilir.Kişiler muhalif olmaları ya da azınlık perspektifi ile ilgili açık bir şekilde konuşmaları genellikle cesaretlendirilmez.
Bir problem, etkilenen herkesin çözüm sebebini anlayana kadar çözülmüş sayılmaz.Problem en hızlı düşünen kişi tarafından yanıtlandığında çözülmüş sayılır. Diğer herkesin çözüm mantığını anlayıp anlamamasına bakılmaksızın bu çözümü kabul etmesi beklenir.
Kişiler bir anlaşmaya vardığında, bu kararın geniş bir perspektifte hala etkileri olacağı varsayılır.Kişiler bir anlaşmaya vardığında, herkesin aynı şeyi düşündüğü varsayılır.

(*)Sam Kaner, Facilitator’s Guide to Participatory Decision Making

(*) International Association of Facilitators