Yazılı süreçler, alışkanlıklar, genel uygulamalar… Eyvah, süreçler hayatımızdalar ve her yerdeler.

Çamaşır yıkarken beyazlarla renklileri ayrı yıkıyoruz: Süreç uygulamasına başladık. Renklileri yeşiller, kırmızılar ve maviler olarak ayırıyorsanız sürecinizde deneyimlisiniz; her bir renk giysiniz için ayrı bir çamaşır sepetiniz varsa sürecinizi iyileştirmişsiniz hatta yalınlaştırmışsınız demektir. Bu durumda size şapka çıkarıyorum efendim.

‘Çamaşır Yıkama Talimatı’ diye dokümantasyonunuz olduğunu sanmıyorum. Peki nasıl oluyor da her seferinde bu işi beklendiği gibi yapıyoruz? Çünkü şunları biliyoruz:

1.      Çamaşır yıkamamızın amacı nedir?

2.      Hangi kapsamda bu süreç uygulanır?

3.      Hangi roller vardır ve bu rollerin sorumlulukları nelerdir?

4.      Uygulama adımlarında neler yapılır?

5.      Sonuçta ne elde edilir?

Çamaşır yıkamaktan bahsediyoruz burada Yelda Hanım. Sanki güdümlü füze yapıyoruz, dediğinizi duyar gibiyim. Siz de haklısınız tabi. Zorluğu, karışıklığı ya da kritiklik seviyesi aynı olmayabilir ama sonuçta hepsi süreç.

Yazılım geliştirme süreçleri için de aynı soruları soruyoruz da yanıtlamak 30 sayfa falan sürüyor, öyle değil mi? Bir kere yanıtladıktan sonra da yıllarca dönüp bakmıyoruz belki. Yıllar içinde dünya değişiyor, şirket değişiyor, hedefler değişiyor hatta yazılım geliştirme yaklaşımı bile değişiyor. Gün gelip çatıyor o değişiklikleri sürece yansıtmak gerekiyor. Sonuç: O 30 sayfa oluyor mu bize 50 sayfa! Üstüne sertifika denetimleri de birer ikişer yapılmaya başlanıyor. Karmaşa gittikçe büyüyor.

Prosedürlerin hazırlaması ve güncel tutulması büyük bir işken okuması da bir o kadar zorlaşıyor. Hele prosedür içinde başka prosedürlere referans veriliyor, ki veriyoruz, evet ben de yaptım, çok faydalı olduğuna inanıyordum o zamanlar efendim (itiraf.com) ancak dokümanın yönetilmesi ve okuması çok zorlaşıyor.

Teşbihte hata olmaz, prosedürlerin hepsinin çıktısını alsak bir chiwawa kulübesi yapabiliriz.

Şimdi şu soruya açık ve net bir yanıt vermenizi çok çok rica ediyorum: Bizim her gün yaptığımız işi bize anlatan tüm o sayfalara gerçekten ihtiyacımız var mı? Okunmayan bir şeyi yaratmaya çalışmak için harcanan zamanı daha faydalı işler yapamaz mıyız?

Prosedürlerimizi portallerde açmayı bekleyen çiçekler gibi okunmalarını beklemek yerine onları görselleştirebiliriz. Hatta modelleyerek canlandırabiliriz onları. Düşünsenize, süreç sahipleri ve uygulayıcılarını bir araya getirip gerçek hayatta nasıl bir uygulama yaptıklarını ortaya çıkarabiliriz. Lego parçaları ve Lego Serious Play yöntemi ile bunu gerçekleştirebiliriz.

Gelin bir de şöyle bir şey yapalım. Süreçlerimizi Lego Serious Play yöntemi ile yalınlaştıralım. Her bir sürecimizi ve başka süreçler ile ilişkisini ortaya çıkarmamızı sağlayan en verimli ve güçlü yöntem Lego Serious Play yöntemidir.

Süreç sahiplerini, süreç uygulayıcılarını ve süreç geliştiricilerinin ortak bir hedefe yönlendiren Lego Serious Play Yöntemi her üç tarafa şu faydaları sağlar:

• Güven ortamı oluşturur.
• Birbirlerinin beklentilerini ve hedeflerini ortaya çıkarır.
• Kaygılarının ne olduğunu söylerler.
• Değer katan adımları birlikte belirlerler.
• Süreçleri tıkayan adımları tespit ederler.
• Fikir paylaşımını arttırır.
• Sonuç odaklı düşünceyi destekler.
• Verimli ve etkili performans kriterlerini birlikte belirlerler.